Udlæg

Skal du have refunderet udlæg, åbner du en blanket fra Google Sheets, udfylder og sender forbi din udvalgsformand. (Udvalgsformanden kan efter aftale med landskontoret bemyndige arbejds- og projektgruppeformænd og udvalgets økonomiansvarlige til at attestere udlæg).

Forplejning i forbindelse med møder, der holdes i private hjem, godtgøres enten efter regning eller med et beløb rimeligt efter skøn. Husk at angive, hvem der har deltaget i bespisningen, det er et krav fra SKAT.

Der skal altid benyttes den billigste rejseform, dvs. i de fleste tilfælde togrejse på standardklasse. Er det nødvendigt at køre i bil, godtgøres bilkørsel med den takst, der fremgår af blanketten. Dette gælder også bro/færgebillet. Hvis nogle kører i bil, bør andre udvalgsmedlemmer så vidt muligt tage med på vejen, så rejseudgifterne holdes på et minimum.

GoMore lift o.lign. refunderes også, her vedlægges kvittering for pris/betaling.

Sådan gør man

  1. Udfyld blanketten fra Google Sheets
    • Påfør konto i feltet "KFUM og KFUK konto nr.", hvis du ved, hvor udgiften skal konteres (se oversigt på fane 2 i dokumentet)
    • Én blanket kan benyttes til flere udlæg, så længe disse skal konteres samme sted.
  2. Udskriv blanketten og underskriv den
  3. Scan/fotografér blanketten og send den til din udvalgsformand (formanden videresender til afregning@kfum-kfuk.dk og skriver "Godkendt" øverst i mailen)
    • Vedhæft evt. relevante bilag (kvitteringer, billetter o.l.)

Udgiftsbilag fremsendes snarest efter at udgiften er afholdt, meget gerne indenfor et par uger. Især op mod årsskiftet er det vigtigt, at landskontoret modtager bilagene rettidigt, så de kan bogføres i det pågældende regnskabsår. Bemærk også at forsinkede udgiftsbilag gør både udvalgets og landsbevægelsens mulighed for løbende budgetopfølgning sværere.

Særligt om gaver og honorarer

Hvis I køber gaver er der et par forhold at være opmærksom på. Gaver er skattepligtige, men skal indberettes af modtageren selv, medmindre gaven overstiger 1.100 kr., hvor indberetningspligten overgår til KFUM og KFUK, dvs. cpr-nummer på modtageren skal oplyses. Gavekort er skattepligtige som A-indkomst og skal indberettes af KFUM og KFUK uanset beløb, da det sidestilles med kontanter, men oplevelsesgaver (Smartbox o.lign.) betragtes ikke som gavekort, så disse er skattefri. Kort sagt: undgå 'kontante' gavekort, da halvdelen af gaveværdien går til SKAT, ligesom det medfører unødig administration.

Honorarer til foredragsholdere o.lign. skal altid afregnes pr. faktura eller ved at honorarmodtageren opgiver sit cpr-nummer, så landskontoret kan indberette honoraret som B-indkomst. Det er en god idé at gøre modtageren opnmærksom på dette ved indgåelse af aftalen.

Hvis det samlede beløb, der udbetales til en person i honorarer og gaver, udgør under 1.500 kr. samlet set på et år, er der ikke krav om indberetning fra KFUM og KFUK's side, dvs. det er modtageren, der selv skal opgive beløbet til SKAT.

Kontrakter og større udgifter

Udvalgsformanden kan indgå bindende kontrakter og godkende større udgifter (som tommelfingerregel udgifter op til 15.000 kr), men det anbefales at sende disse til landskontoret til gennemsyn og evt. godkendelse først. Landskontoret kan også have rabataftaler o.lign. som kan være relevante for den pågældende type indkøb.

Ved økonomiske aftaler med nært forbundne personer eller virksomheder (familie, venner, køb fra eget firma o.lign.) skal der altid underskrives/godkendes af to bemyndigede personer, og for god ordens skyld bør forholdet også oplyses til landskontoret.