For godkendere
Forventninger til godkendere
Forventningen til dig som godkender er at du minimum én gang ugentligt behandler de udlæg som er sendt til godkendelse hos dig.
I praksis vil det ofte være nemmest at behandle udgifterne med det samme efterhånden som de kommer ind i appen. Det tager kun ét eller ganske få minutter, og så skal du ikke tænke mere på det!
Hvis du har udlæg, der afventer din godkendelse, modtager du en status på mail. Statusmails udsendes to gange om ugen. Hvis du ikke har ventende udlæg modtager du ikke mails.
Du kan overdrage din godkenderfunktion til en anden godkender, hvis du ikke er i stand til at varetage din rolle i en periode, f.eks. ved ferier og eksamenslæsning.
Klik her, hvis du har ændringer for dit udvalg eller arbejdsgruppe, fx godkender eller omkostningtyper i Acubiz eller ændringer til udvalgskonti i regnskabssystemet.
Tjekliste
Er udlægget havnet det rigtige sted?
Stemmer kvitteringen overens med dato, beløb og formål?
Er der valgt det rigtige udvalg og underudvalg og den rigtige omkostningstype?
Er udgiften som aftalt og rimelig, og er formålet med udgiften relateret til formålet for udvalget eller arbejdsgruppen?
Ved forplejning skal antal deltagere angives
Ved transport skal start- og slutdestination og transportmiddel angives
Hvis der er noget af det ovenstående du ikke kan stå inde for ift. udlægget skal du afvise det med en kommentar, hvorefter det bliver sendt tilbage til den der har lavet udlægget/konteringen.
Skulle du have brug for at se om enkelte frivillige i dit udvalg er oprettet, kan du se en liste her
Oprettelse i Acubiz
Som godkender er du automatisk oprettet i Acubiz og kan logge ind uden at gøre mere. Skal du oprettes som godkender, så tryk her.
Kontooplysninger
Før du selv har dit første udlæg skal du dog logge ind på medlem.kfum-kfuk.dk, klikke på “Jeg har udlæg i landsorganisationen“ og indtaste dine kontooplysninger.
Hvis du tidligere har haft udlæg står der evt. allerede et kontonummer. I dette tilfælde skal du blot tjekke at oplysningerne er korrekte.
Sådan gør du
Oversigt over udgifter der er sendt til godkendelse hos dig
Du ser udgifterne under den røde KFUMKFUK bjælke. Tallet i bjælken angiver hvor mange udgifter, du mangler at godkende.
Klik på “pil nedad” i den røde bjælke med KFUMKFUKDK for at få udgifterne frem - eller tryk på KFUMKFUKDK i den røde bjælke og du får en liste frem med det hele.
Du kan også også aktivere en Acubiz widget på din telefon. Tallet ud for “Afventer godkendelse” viser hvor mange udgifter, du mangler at godkende.
Godkend udgifter
Tryk på udgiften (Personens navn eller billed-ikonet)
Kontroller om udgiften kan godkendes
Hvis udlæg kan godkendes: Klik på “Godkend”
Afvis udgifter med begrundelse
Klik på udgiften
Kontroller om udgiften kan godkendes
Hvis udlæg ikke kan godkendes: Klik på “Afvis ” og indtast en begrundelse
Udlægget sendes tilbage til den person, der har udlægget.
Rediger i udgiften inden godkendelse
Hvis der er sket en åbenlys fejl, kan du rette denne inden du godkender
Klik på udgiften
Klik på de tre prikker i øverste højre hjørne
Rediger det ønskede. (Du kan regere i alle felter)
Tryk gem
Klik på “Godkend”
NB: Hvis du ændrer udvalg eller underudvalg til et område, du ikke selv er godkender for, sendes udgiften til godkenderen for det nye område. Du kan derefter ikke længere se udgiften i din oversigt.
Skift godkender midlertidigt (Out of Office)
Hvis du er fraværende i en periode kan du overdrage din godkenderfunktion til en anden.
Klik på tandhjulet i bunden af venstre sidemenu
Klik på “Min konto”
Klik på “Out of office” og aktiver
Vælg en midlertidig godkender fra listen
Vælg start- og slutdato
Hvem kan du sætte på som godkender?
Acubiz giver mulighed for at overdrage godkenderfunktionen til enhver som også er oprettet som godkender i systemet.
I praktisk forventer vi, at du vælger en godkender som har kendskab til dit område. Det kan være
Godkenderen for landsudvalget
Konsulenten for området
Hvad sker der, hvis jeg selv har udgifter på et område jeg er godkender for?
Som godkender kan du ikke selv godkende egne udgifter, hvis de skal konteres på det område du selv er godkender for. I det tilfælde bliver dine udgifter automatisk sendt til godkendelse hos administrationschefen.