Refusion af udlæg

Refusion af udlæg:

For kørselsgodtgørelse, se længere nede.

vi har netop skiftet til en ny konteringsstruktur, for forklaring læs her

1. Hvordan kommer jeg igang?

• Start med at se videoen til højre

• Tryk på det store plus, for neden i din app

2. Hvad er et gyldigt bilag?

• Et gyldigt bilag er normalt en butikskvittering eller en faktura.

• Det er ikke nok med en betalingskortkvittering, mobilepay-kvittering eller heller ikke ordrebekræftelse.

• For flere detaljer, se længere nede

3. Hvilke oplysninger skal jeg indtaste?

• Tjek at dato og beløb fra kvitteringen er indlæst korrekt

• Vælg Regnskabstype. (i tvivl?)

• Vælg omkostningstype. (hvad er det?)

• Vælg Område, (gælder kun udvalg, kommunikation, projekter og ansatte)

• Vælg Projekt og aktivitet. (gælder kun for Arrangementer, projekter og internationale rejser).

Angiv formålet for udgiften og tryk “Klarmeld”

Eksempel. Indkøb til frokost for møde. 

Indkøb af brugte ting fra private personer (Brugtkøb)

Er der tale om køb af brugte ting (brugtkøb) af privat, skal ovenstående også fremgå af en kvittering/bilag/faktura eller købskontrakt. 

Hvis der købes brugte ting fra en privatperson, kan du udfylde dette skema:
Skabelon: Købekontrakt til brugte ting

• Hvis ikke skabelonen til købekontrakten benyttes, skal eventuel andet bilag indeholde de oplysninger, der findes i Købekontrakt til brugte ting

• Ved afregning af udlægget i Acubiz eller gennem landskontoret (afregning@kfum-kfuk.dk), skal købekontrakten eller andet bilag vedlægges for at opnå refusion.

• Ved afregning  (udlæg i Acubiz eller til afregning@kfum-kfuk.dk) skal overførselskvittering (nok MobilePay) også vedlægges.

*Er der tale om køb fra en ikke-momsregistreret, skal CPR-nummer enten fremgå eller eftersendes i stedet for CVR-nummer, og hvis det handler om køb af tjenesteydelse, vil KFUM og KFUK indberette det til SKAT som B-indkomst.
**Nogle varer er ikke momspligtige så beløbet kan være nul. Andre varer (fra udlandet og nogle webshops) kan have omvendt moms-pligt, hvor KFUM og KFUK må lægge 25% på beløbet

Et gyldigt bilag

Et gyldigt bilag er normalt en butikskvittering eller en faktura.
Det er ikke nok med en betalingskortkvittering, mobilepay-kvittering eller heller ikke ordrebekræftelse.

På begge af disse står der: 

• sælgeroplysninger (Navn og adresse + cvr nummer*)

• Fakturanummer/kvitteringsnummer

• dato for købet

• hvad der er købt (antal og vare/tjenesteydelse) og beløbet

• moms-oplysninger og -beløbet**

• Evt. køberoplysninger (herunder CVR-nummer 62614617) hvis det er en faktura

  • At det er KFUM og KFUK i Danmark der er køber.

Kørsel i egen bil

1. Klik på kortet 

2. Udfyld formål samt til- og fra-adresse

3. Acubiz beregner selv rute og antal kørte km. Hvis ruten ikke stemmer overens med den kørte rute, kan du klikke på kortet for at vælge en anden rute 

4. Vælg  Regnskabstype og dernæst Område og/eller Projekt

5. Tilføj evt. kommentar og tryk “Klarmeld”

eller

1. Klik på bil-ikonet 

2. Klik “Start tur” Acubiz tracker din kørsel. 

3. Klik på “Slut tur”, når du er nået frem til dit bestemmelsessted

4. Udfyld formål

5. Vælg  Regnskabstype og dernæst Område og/eller Projekt

6. Tilføj evt. kommentar og tryk “Klarmeld”

Godkenderen behandler udlægget

1. Hvis udlægget kan godkendes sendes den videre til Landskontoret

2. Hvis udlægget ikke kan godkendes bliver udlægget sendt tilbage til dig

3. Udlægget finans-godkendes af Landskontoret

4. Landskontoret udbetaler udlægget:

Der går normalt maksimalt én uge fra din godkender har godkendt udlægget til du har pengene på din konto. Der kan gå længere tid i ferieperioder. 

Du kan selv følge med i processen via historikken som du finder i bunden af alle indsendte udlæg eller kørsler.

Hvis en godkender ikke kan godkende dit udlæg, bliver udlægget sendt tilbage til dig. Du finder afviste udlæg under den røde bjælke øverst på skærmen. Når du åbner udlægget får du en begrundelse for afvisningen. 

Du har følgende muligheder 

• Du kan ændre i udlægget og sende det til godkendelse igen 

• Eller du kan vælge at slette udlægget fra systemet

Hvis du har afviste udlæg modtager du notifikation på mail.

Du kan trække redigere i dit udlæg efter du har sendt det til godkendelse, eller du kan trække dit udlæg tilbage. 

1. Klik på på det ønskede udlæg

2. Klik på de tre prikker i øverste højre hjørne

3. Vælg "Rediger" eller "Træk tilbage" og indtast en forklaring