Økonomi for events og projekter

Budget

For at holde styr på eventets eller projektets økonomi skal I udforme et budget. 

Mindre events og projekter (budget under 150.000 kr.)
Hvis I har et mindre event eller projekt har kan I med fordel kan tage afsæt i skabelonen "Budget- og regnskabsskab Landsarrangementer" eller "Mini-regnskabssystem". Find skabeloner på dette link.

Større  events og projekter (budget over 150.000 kr.)
Ved større events og projekter udarbejdes et mere detaljeret budget, der er tilpasset det specifikke event eller projekt. Ved tilbagevendende events tages udgangspunkt i tidligere budgetter og regnskaber. De nærmere detaljer aftales på et møde mellem de økonomiansvarlige for arbejdsgruppen og Landskontoret. 

Det færdige budget skal godkendes af Hovedbestyrelsens kasserer og administrationschefen.

Budgetopfølgning

Arbejdsgruppen har mulighed for at få løbende opdateringer på økonomien undervejs i planlægnings- og afviklingsfasen. Hyppighed og format på opfølgningen aftales med Landskontoret. 

Fakturering

Aftaler og regninger skal udstedes til KFUM og KFUK i Danmark med følgende oplysninger;

KFUM og KFUK i Danmark
Valby Langgade 19
2500 Valby 

CVR: 62614617

Det er ok at leveringsadresse er en anden, blot faktureringsadressen er til KFUM og KFUK.

Regninger/fakturaer sendes til: afregning@kfum-kfuk.dk
Anden officiel kontakt og generelt post til;
national@kfum-kfuk.dk / 36141533 - og/eller den ansvarlige for aftalen eller indkøbet.

Herudover skal fakturaen indeholde samme oplysningerne som der står på denne side ift. gyldige bilag:
https://intranet.kfum-kfuk.dk/udvalg/alle-udvalg/acubiz/refusion

Udvalgene kan løbende følge med i den økonomiske udvikling ved at spørge Landskontoret om kontoudtog.

Regnskab

I eventets eller projektets slutfase fastsætter arbejdsgruppen og Landskontoret en deadline for afslutning af regnskabet: Dvs, at alle frivillige skal have indsendt og fået refunderet deres udlæg, og alle øvrige udgifter skal være betalt inden en bestemt dato. 

Efter deadline udarbejder Landskontoret et regnskab som sendes til godkendelse hos arbejdsgruppen. De økonomiansvarlige for arbejdsgruppen inddrages efter behov.  Forvent ca. en måned fra deadline til det færdige regnskab er klar. 

Økonomisk forankring

For KFUM og KFUK er det vigtigt, at alle landsudvalg og arbejdsgruppers aktiviteter og events er økonomisk forankret i Landsbevægelsen. Dvs. at alle udgifter og indtægter bogføres i Landsbevægelsens regnskabssystem.

KFUM og KFUK events' økonomi må aldrig forvaltes via en konto i en privatpersons navn. Fællesmidler administreres ikke privat, da det kan sætte privatpersonen i en sårbar situation. I værste tilfælde, hvis den pågældende dør, vil indestående på kontoen indgå i boet efter denne person.

Refusion af udlæg

Har du lagt penge ud skal du benytte appen Acubiz til refusion af dine udlæg.