Procedure ved bestilling af rejser

Der er mange ting man skal have styr på ved bestilling af en rejse. Derfor har GF lavet en rejsemanual hvor du kan få svar på det meste (læs i sær det med rød)

• GF's Store Rejsemanual 

OBS! Alle rejser har fået unikke reference/kontonummer som regnskab skal bruge for at holde styr på udgifterne. Dette betyder, at du ikke kan bruge de gamle, som tidligere har været gældende, men i stedet skal ind og tjekke for hver rejse. 

• Du finder det kontonr., som relaterer sig til din rejse i GFs: Det store overbliksdokument (Under fanen "Internationalt budget").

• Kontonumrene er unikke for hver rejse, og genbruges altså ikke.  F.eks. benyttes rejsenummer 3007 kun til YMCA Europe generalforsamlingen i 2025, og den tilsvarende rejse i 2026 skal således oprettes med et nyt nummer. 

  • • Hvis rejsen ikke er i Overbliks dokumentet, skal den registreres, så der kan blive oprettet et kontonummer. Du registrerer rejser via denne formular

    • Er du i tvivl om hvilket kontonummer du skal oplyse? Så spørg GF kontaktperson.

Er det sådan at du skal rejse med fly? I så fald kan det betale sig at bestille biletter gennem Unitas Rejser, da nogle af penge kommer tilbage til os igen - smart! 

Her finde du en guide over hvordan du bestiller, og hvilke oplysninger du skal have klar:

1. Kontakt Unitas Rejer (travelteam.dk@unitas.dk). Her får du i første omgang et prisoverslag som du kan gå videre med. 

2. Når du kontakter Unitas skal du oplyse følgende:

• • Forventet antal deltagere

  • Rejsedatoer 

  • Afrejse- og ankomstlufthavn 

3. Unitas kommer med udkast til rejser, hvorefter du skal bekræfte den rigtige rejse og sende følgende oplysninger på alle deltagerene:

• Fulde navn (som i pas)

•  Mailadresse

• Telefonnummer

• Evt. pasnummer

  • Dette kan du evt. også spørge Unitas om i kontakt-mailen, så vi (kun) får indhentet de nødvendige oplysninger.

• Vigtigt! Skriv hvilket reference/kontonummer pengene skal posteres under (det unikke kontonummer for den enkelte rejse). 

4. Rejsen er endeligt bestilt og bekræftet når du modtager biletterne fra Unitas

*Vær opmærksom på afbestillingsmuligheder og at der kan blive tilføjet et gebyr, hvis I forudbestiller billetter uden navne. Snak med Unitas (og/eller evt. den internationale konsulent) om, hvad der er smartest for jer.

Booking af overnatning og/eller transport ifm. rejsen:

Overnatning og transport bookes i samarbejde med lokalepartnere og/eller Unitas. Unitas kan ofte være behjælpelige, og hvis man booker fly + enten overnatning eller transport gennem Unitas, kommer vi under pakkerejselovgivningen - hvilket giver nogle fordele i tilfælde af flyaflysninger osv.